HVM en de nieuwe privacywet (AVG)
13-5-2018Beste leden en ouders/verzorgers,
Zoals jullie wellicht weten, gaat op 25 mei de Algemene Verordening Gegevensbescherming in. Dit is een nieuwe privacywetgeving die van kracht is in de hele EU.
Op 25 mei moet dus ook HVM 'AVG-proof' zijn! We zijn al een poosje bezig om op deze datum klaar te zijn. Via de KNHB hebben wij toegang tot een stappenplan dat speciaal voor sportverenigingen ontwikkeld is. Hiermee kunnen we stap voor stap de nodige aanpassingen uitvoeren. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld de volgende dingen:
- Bewaren persoonsgegevens: wij registreren persoonsgegevens van onze leden en vrijwilligers. Na opzegging wordt het lid/de vrijwilliger in ons ledensysteem afgemeld. De gegevens bleven tot nu toe echter bewaard. Dit hebben wij moeten aanpassen: de gegevens van (betalende) leden moeten 7 jaar bewaard blijven. Daarna dienen ze te worden verwijderd. Voor de gegevens van vrijwilligers geldt een maximale bewaartermijn van 2 jaar. Dit betreft een grondige update van onze ledenadministratie, die bijna afgerond is.
- Geheimhoudingsverklaring: alle mensen die toegang hebben tot de ledengegevens, dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen om de privacy van de leden te garanderen. Dit zijn bij onze vereniging circa 25 personen (denk hierbij aan bijvoorbeeld ledenadministratie, technische commissie, arbitrage enz).
- Privacy policy: elke vereniging dient een privacybeleid op te stellen en dit op de website te vermelden.
Dit is een greep uit de zaken die we geregeld moeten hebben voor 25 mei. We zijn hard op weg en gaan ervan uit dat we op deze datum volledig AVG-proof zullen zijn!
Met vriendelijke groeten,
Nannie Lahaije, secretaris
